Ci occupiamo di tutti gli aspetti che caratterizzano l’organizzazione di una Convention di un Meeting o di un Congresso gestendo e curando le attività come per un “Evento”. Si parte dall’analisi degli obiettivi alla gestione del follow up, operando in stretta collaborazione con il cliente in ogni fase del progetto, coniugando le sue esigenze con quelle dei partecipanti e di eventuali sponsor.

Fase Planning pre-evento

  • Definizione e gestione del budget disponibile con il nostro planning
  • Gestione degli aspetti legali e fiscali
  • Obiettivi di comunicazione e realizzazione dei medesimi
  • Definizione aspetti legati alla Segreteria
  • Ricerca della location – Studio di fattibilità
  • Allestimento degli spazi
  • Gestione delle prenotazioni alberghiere e dei trasporti
  • Ideazione e creazione dell’immagine coordinata
  • Eventuale supporto marketing e comunicazione

Fase Operativa

  • Organizzazione e gestione della logistica e dei trasporti
  • Organizzazione e gestione di tutte le attività a supporto dell’evento
  • Gestione e coordinamento operativo in sede dell’evento
  • Segreteria, accreditamento, accoglienza e registrazione in sede dei partecipanti (vedi Segreteria Organizzativa)

Fase Post Evento

  • Redazione del bilancio consuntivo
  • Analisi e statistiche finali
  • Disallestimento degli spazi
  • Form customer satisfaction

Fornitura apparati multimedia light & sound (vedi allestimenti fieristici)

Allestimento palco – location (vedi allestimenti fieristici)

CONGRESSI SCIENTIFICI

Organizzare un congresso od inviare una delegazione medica ad un importante congresso sia nazionale che internazionale richiede una grande esperienza pratica, procedure sperimentate, conoscenze fiscali ed amministrative costantemente aggiornate e grande sensibilità nella cura del dettaglio.

Elemento fondamentale è l’assistenza pre-congressuale effettuata dalla segreteria organizzativa oltre a quella in loco; entrambe richiedono flessibilità, professionalità e cortesia.

 

Qui di seguito elenchiamo una sintesi delle nostre attività in ambito congressuale:

  • Iscrizione dei partecipanti al congresso scientifico
  • Attivazione segreteria organizzativa dedicata per contatto ospiti
  • Attivazione segreteria amministrativa
  • Gestione iscrizioni
  • Gestione prenotazioni alberghiere e logistica
  • Invio documentazione viaggio al congressista
  • Contatti con la segreteria scientifica
  • Organizzazione programmi per eventuali accompagnatori
  • Organizzazione programmi a supporto
  • Assistenza on site con tour leader professionisti
  • Servizio di interpretariato

Vedi sezione dedicata alla segreteria organizzativa.